Zbliża się termin wysyłki formularzy PIT-11 i PIT-4R za 2023 rok, w których płatnicy wykażą m.in. roczne przychody podatników i pobrane zaliczki na PIT. Niektóre firmy zdecydowały się w 2023 roku dokonać zmiany terminu wypłaty wynagrodzeń. Pracodawca może przesunąć termin wypłaty wynagrodzenia za pracę. Ustawodawca nie ograniczył możliwości pracodawcy do zmiany terminu wypłaty wynagrodzenia w umowie o pracę, o ile nie jest to mniej korzystne dla pracownika niż wynika z przepisów Kodeksu pracy. Tryb wprowadzenia tej zmiany zależy od tego, czy ustalenia dotyczące terminu wypłaty wynagrodzenia zostały zawarte w treści nawiązanych przez niego umów o pracę, czy jedynie w regulaminie wynagradzania, czy w informacji o warunkach zatrudnienia. Jeżeli wprowadzone zostaną zmiany w regulaminie wynagradzania, to muszą one obowiązywać zgodnie z terminem wynikającym z przepisów, a pracodawca przekaże pracownikom zaktualizowaną informację dotyczącą warunków zatrudnienia.

Zmiana terminu wypłaty wynagrodzeń, w zależności od wskazywanych dat nie pozostaje obojętna podatkowo. Jeżeli pracownik, np. z powodu przyjętego w zakładzie pracy systemu wypłaty wynagrodzeń, nie uzyskał w danym miesiącu przychodów ze stosunku pracy, koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc nie mogą być odliczone przez płatnika. W konsekwencji, przy sporządzaniu informacji PIT-11, o której mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik zobowiązany jest do wykazania kosztów uzyskania przychodów faktycznie uwzględnionych w trakcie roku, tj. np. za 11 miesięcy w przypadku dokonania w roku 11 wypłat. Płatnik nie powinien w informacji PIT-11 za 2023 r. wykazywać kosztów uzyskania przychodów za dwanaście miesięcy. Jeśli, w trakcie roku płatnik uwzględni koszty za jedenaście miesięcy, to również w PIT-11 powinien wykazać koszty za ten okres. W PIT-11 w kwocie kosztów uzyskania przychodów wykazuje się koszty faktycznie uwzględnione przez płatnika przy poborze zaliczek na podatek.

Nie oznacza to jednak, że z uwagi na zmianę terminu wypłaty wynagrodzeń koszty nieuwzględnione przez pracodawcę w trakcie roku przepadają. Koszty za miesiąc, w którym pracownik świadczył pracę, ale nie otrzymał wynagrodzenia, ma prawo uwzględnić w składanym przez siebie rocznym zeznaniu podatkowym PIT-37. Ma on prawo do przyjęcia kosztów uzyskania przychodów za dwanaście miesięcy.

Możliwa jest też odwrotna sytuacja – tj. 13 wynagrodzeń w roku. W miesiącu, w którym pracownik dwukrotnie otrzyma wynagrodzenie, pracodawca odliczy pojedyncze koszty uzyskania przychodów i pojedynczą kwotę zmniejszającą podatek. Sumę za 12 miesięcy uwzględni w PIT-11. Pracownik nie może wówczas wpisać kosztów należnych za 13 miesięcy w zeznaniu rocznym, bo przepracował 12 miesięcy. Z uwagi na możliwość ujęcia pojedynczych kosztów uzyskania przychodów oraz pojedynczej kwoty zmniejszającej podatek wypłata dwóch wynagrodzeń w jednym miesiącu powoduje, że kwota zaliczki na podatek dochodowy wyliczona od jednego wynagrodzenia będzie się różnić. Ta sama kwestia pojawi się przy naliczeniu składek ZUS ustalanych narastająco od jednej podstawy.

Z punktu widzenia prawa pracy dopuszczalna jest również wypłata wynagrodzenia w terminie poprzedzającym termin określony w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy jako termin wypłaty wynagrodzenia za pracę.