Zastosowanie kodu QR obecnie w obrocie gospodarczym jest dość szerokie. Jest on powszechnie stosowanym narzędziem przechowywania, udostępniania i odczytywania różnorodnych informacji. W przypadku KSeF kod ma stanowić pewien łącznik/link, który po zeskanowaniu ma przekierowywać odbiorcę do strony z danymi faktury w KSeF, które będzie można porównać względem otrzymanego dokumentu.

Jak wskazuje art. 106gb ust. 5 ustawy VAT, podatnicy będą zobowiązani do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR w przypadku:

• udostępnienia jej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
• użycia tej faktury poza KSeF.

Zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez kod weryfikacyjny rozumieć należy unikalny ciąg znaków przedstawiony w formie dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015.

Dokładne elementy kodu weryfikacyjnego będzie określać powyższe rozporządzenie.

Oznaczenie e-faktury w systemie KSeF

Oznaczenie e-faktury kodem weryfikującym w formie QR, powinno następować każdorazowo po zwizualizowaniu jej w programach komercyjnych lub bezpłatnych narzędziach, które udostępni Ministerstwo Finansów. Zgodnie z ustawą wdrażającą obligatoryjny KSeF, każdy podatnik za pomocą urządzenia mobilnego, po zeskanowaniu QR kodu, będzie miał możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF. Po wystawieniu faktury z kodem QR, kontrahent będzie mógł zeskanować kod i przy pomocy aplikacji swojego banku, opłacić fakturę. Dane do przelewu bankowego zostaną automatycznie uzupełnione. Wystarczy zatwierdzić i przelać należność. Kod QR może zostać wygenerowany:

1) poprzez KSeF – generowanie kodu odbywa się na podstawie skrótu faktury (na skrót składa się numer KSeF oraz treść faktury) lub
2) poprzez token awaryjny – jest to rozwiązanie pozwalające na generowanie kodu np. w sytuacji awarii systemu.

Oznaczenie e-faktury ustrukturyzowanej w systemie KSeF

Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych kodem QR pozwoli nabywcom na uzyskanie dostępu do tych faktur w KSeF (po podaniu dodatkowych danych, tj. NIP-u nabywcy oraz numeru faktury) bez konieczności dokonywania uwierzytelnienia. Podatnik VAT, również gdy będzie wystawiał faktury na rzecz zagranicznego podatnika, nie będzie zwolniony z obowiązku korzystania z KSeF. Dozwolone będzie natomiast dostarczanie tych faktur poza KSeF. W związku z tym w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT będzie wskazane, że gdy:

1) miejscem świadczenia jest terytorium UE inne niż Polska albo terytorium państwa trzeciego lub
2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce, lub
3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce jej prowadzenia na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce jej prowadzenia nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,

– faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

W takim przypadku polski podatnik będzie obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.