Analiza kosztów w przedsiębiorstwie wymaga weryfikacji związanych z nimi operacji gospodarczych pod kątem ujęcia bezpośrednio lub pośrednio w obciążenie wyniku finansowego. Większość wydatków klasyfikowana jest w koszty pośrednie, jeśli dotyczy bieżących opłat ponoszonych w związku z używaniem obcego składnika majątku w drodze najmu czy leasingu.

Przykładem takich wydatków są opłaty związane z udzieleniem gwarancji, które należy zaliczyć do kosztów innych niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, które zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, są potrącalne w dacie ich poniesienia. W sytuacji, gdy dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, podatnik powinien je podzielić proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy umowa i w tej proporcji zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poszczególnych okresów. Przykładem takiego wydatku jest opłata gwarancyjna, która ma charakter szczególny, gdyż jej zapłata warunkuje zawarcie umowy gwarancyjnej (wydanie gwarancji). Stanowi ona zapłatę za udzieloną przez bank lub też firmę ubezpieczeniową gwarancję. Ma więc charakter swoistego wynagrodzenia za usługę świadczoną przez gwaranta i dlatego odnosi się do pełnego okresu obowiązywania umowy (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 czerwca 2023 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.178.2023.2.AND).

Kolejne wydatki o podobnym charakterze pojawiają się w sytuacji, gdy umowa przewiduje możliwość przedłużenia za odpłatnością okresu gwarancji. Sama gwarancja zabezpiecza interes finansowy przedsiębiorcy, z uwagi na to, że w okresie jej obowiązywania jest on uprawniony do nieodpłatnej naprawy czy zastąpienia rzeczy, które wykorzystuje w działalności gospodarczej. Przedłużenie gwarancji na okres wykraczający poza ramy czasowe wcześniejszej umowy uznawane jest za działanie racjonalne i gospodarczo uzasadnione. Poniesiony na ten cel wydatek nie wykazuje co prawda bezpośredniego wpływu na uzyskanie przez podatnika konkretnego przychodu z prowadzonej działalności, ale niewątpliwie wpływa na ograniczenie kosztów związanych z ewentualną naprawą urządzenia. Wobec powyższego, jeżeli wydatek na przedłużenie gwarancji związany jest ze składnikiem majątku wykorzystywanym na potrzeby prowadzonej działalności, to należy uznać go za koszt uzyskania przychodów (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 29 kwietnia 2011 r., nr ITPB1/415-125/11/AK).

Inną formą wydatku jest depozyt gwarancyjny, który służy zabezpieczeniu ewentualnych roszczeń związanych z nienależytym wykonywaniem umowy leasingu operacyjnego.

W przypadku braku takich okoliczności depozyt jest zwracany leasingobiorcy z chwilą rozwiązania umowy. Ze względu na zwrotny charakter depozytu gwarancyjnego nie stanowi on kosztu. Jest tylko zabezpieczeniem na poczet przyszłych płatności, a jego wpłata powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych korzystającego w korespondencji z kontem rozrachunkowym (np. „Pozostałe rozrachunki”). Depozyt gwarancyjny jest podobny do pobranej kaucji, z której w przypadku nieprawidłowego wykonania postanowień umowy przez leasingobiorcę zaspokaja się leasingodawcę. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się wykupić przedmiot leasingu po zakończeniu umowy, kwota depozytu przeznaczana jest na poczet ceny nabycia.