Niezależnie od branży, w której działa podatnik wydatki remontowe pojawiają się cyklicznie i często nie są właściwie zaprognozowane, ze względu na m.in. wydłużanie prac i wzrost kosztów wynagrodzeń ekipy remontowej. Dlatego też przedsiębiorcy realizujący w trakcie roku prace remontowe mają wątpliwości w zakresie rozliczenia kosztów, w przypadku, gdy remont trwał dłużej niż rok kalendarzowy. Zwykle zaliczają prace remontowe bezpośrednio w bieżące koszty uzyskania przychodu i uznają je jako prace związane z przywróceniem pierwotnego stanu składnika majątku a niezwiększające jego wartości początkowej. Różnica między nakładami na remont a nakładami na ulepszenie środków trwałych polega głównie na tym, że pierwsze z nich zmierzają do podtrzymania, odtworzenia wartości użytkowej środków trwałych a drugie do podwyższenia bądź istotnej zmiany cech użytkowych tych składników majątkowych.

Przykładowo, prace związane z renowacją podłóg, naprawą ubytków i malowaniem ścian, wymianą i naprawą drzwi, winny być kwalifikowane jako remont. Jeśli prace te zmierzały do wyeliminowania usterek, które zostały ujawnione podczas użytkowania budynku, już po wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych oraz do przywrócenia pierwotnego stanu technicznego budynku, nie zmieniając przy tym charakteru i funkcji budynku, to wydatki ponoszone, z jednej strony pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, z drugiej nie spełniają kryteriów ulepszenia. A więc można zaliczyć je bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów jako wydatki o charakterze remontowym (m.in. interpretacja indywidualna z dnia 2 października 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.427.2023.1.SH). Co do zasady, remont środka trwałego powinien zmierzać do zachowania dotychczasowej jego substancji, a konsekwencją remontu musi być utrzymanie środka trwałego we właściwym stanie, rozumiane jako odtworzenie, przywrócenie pierwotnego stanu (wraz z wymianą zużytych składników) w zakresie wartości technicznej i użytkowej.

Jeśli remont prowadzony jest w okresie dłuższym niż rok, to koszty rozliczane są w ujęciu rachunkowym w czasie, a w ujęciu podatkowym są jednorazowo zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. W takiej sytuacji wartość księgowa rozliczeń międzyokresowych czynnych jest wyższa niż wartość podatkowa i należy utworzyć w związku z dodatnimi różnicami przejściowymi rezerwę na odroczony podatek dochodowy. Koszty remontu okresowego jako koszty pośrednie, w odniesieniu do których nie można określić, jakiego dokładnie okresu dotyczą, powinny być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w całości w momencie ich poniesienia bez względu na to, czy dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, czy nie (m.in. interpretacja indywidualna z dnia 30 grudnia 2022 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.142.2022.2.SP).

Natomiast, w sytuacji, gdy przedsiębiorca zawiesi działalność, musi zastanowić się nad skutkami przeprowadzenia remontu w tym okresie. Zgodnie z art. 25 ust. 2 pkt 1 ustawy z Prawo przedsiębiorców w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. A więc, jeśli remont jest niezbędny i nie może być przeprowadzony dopiero po wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej, np. ze względu na zagrożenie katastrofą budowlaną czy awarią instalacji przeciwpożarowej, przedsiębiorca może go przeprowadzić w zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. Jednak, jeśli remont ten nie jest niezbędny, jego przeprowadzenie będzie naruszało warunki zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.