Skopiuj link
Z pytaniem do organu podatkowego zwróciła Spółka, która w ramach prowadzonej działalności gospodarczej otrzymuje od kontrahentów faktury VAT. W celu usprawnienia przepływu faktur Spółka rozważa zmianę stosowanego dotychczas sposobu otrzymywania faktur poprzez odstąpienie od ich otrzymywania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF.
Faktury otrzymane za pośrednictwem poczty elektronicznej będą następnie wydrukowane. Spółka uwzględni VAT naliczony wynikający z w/w faktur w deklaracji VAT za miesiąc, w którym otrzymano fakturę lub w jednym z dwóch kolejno następujących po sobie miesięcy. Faktura będzie przechowywana w formie papierowej.
Spółka zadała pytanie, czy faktury otrzymane od kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF a następnie wydrukowane przez Spółkę spełniają wymogi ustawy o VAT, tj. czy uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych fakturach oraz czy mogą być przechowywane w formie papierowej.
Zdaniem Spółki ma ona prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury otrzymanej od kontrahenta w formacie PDF e-mailem, następnie wydrukowanej i przechowywanej w dokumentacji Spółki w formie papierowej. Powyższe stanowisko jest potwierdzone przykładowo w interpretacji ILPP2/443-913/10/12-S/SJ.
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie uznał stanowisko Spółki za prawidłowe. Stosownie do art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:
- określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
- może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
- może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.
Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 8 powołanego artykułu, szczegółowe zasady dotyczące przesyłania i przechowywania faktur VAT uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010r. Nr 249, poz. 1661).
Jednakże wskazać należy, iż z dniem 1 stycznia 2013 r. weszło w życie nowe rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012r. Poz. 1528).
Zgodnie z § 3 powołanego rozporządzenia, przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.
W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik (§ 4 ust. 2).
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3).
Przy czy, stosownie do § 2, ilekroć rozporządzeniu jest mowa o:
- autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
- integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Natomiast, zgodnie z treścią § 6 ust. 1, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- łatwe ich odszukanie;
- organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.
Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. § 4 ust. 3 rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.
Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.
W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Spółki powstały w kwestii czy faktury otrzymane od kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF a następnie wydrukowane przez Spółkę spełniają wymogi ustawy o VAT, tj. czy uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych fakturach oraz czy mogą być przechowywane w formie papierowej.
Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju oraz zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie w papierowej formie faktur przesłanych wcześniej pocztą elektroniczną.
Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie papierowej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 6 ust. 1 i 2 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów, oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp – należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie w formie papierowej faktur otrzymanych pocztą elektroniczną w formacie PDF, jest zgodne z powyższymi przepisami.
Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w przepisach cyt. rozporządzenia – Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zatem faktury te mogą być archiwizowane w formie papierowej. Ponadto, Spółce będzie przysługiwało również prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur elektronicznych w formie papierowej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa w powiązaniu z przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym, stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać otrzymane w formie elektronicznej faktury w postaci papierowej pod warunkiem spełnienia wszystkich określonych powołanymi wyżej przepisami przesłanek. Ponadto, faktury te będą stanowiły dla Spółki podstawę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w nich wykazany (o ile faktury te dokumentować będą zakup towarów bądź usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług).
Mając powyższe na względzie, stanowisko Spółki w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za prawidłowe.
Zobacz szkolenia: