Zmiana przepisów weszła w życie trakcie miesiąca, dokładnie od 17 stycznia, a więc może budzić wątpliwości jak rozliczyć kilometrówkę w styczniu. Ryczałt za styczeń powinien być przeliczony proporcjonalnie – rozliczenie do 16.01.2023 r. powinno być zrealizowane w oparciu o stare stawki, a rozliczenie przebiegu pojazdu od 17.01.2023 r. w oparciu o nowe stawki. Jeżeli oświadczenie pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych zostało złożone i nierozpatrzone przed 17 stycznia 2023 r., to do ustalenia kwoty miesięcznego ryczałtu przy zwrocie kosztów używania pojazdów do celów służbowych stosuje się już nowe stawki.

Od 17 stycznia 2023 r. stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego, nie mogą być wyższe niż 0,89 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 i 1,15 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Wskazane kwoty są stawkami maksymalnymi. Ich przekroczenie spowoduje, że nie będzie możliwości zaliczenia nadpłaty do kosztów uzyskania przychodu. Ponadto od różnicy pomiędzy kwotą faktycznie wypłaconą a kwotą wskazaną w przepisach będzie trzeba odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne.

Zwrot w postaci kilometrówki w jazdach lokalnych jest opodatkowany, podlega zwolnieniu ze składek na ZUS do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w rozporządzeniu, jeżeli przebieg pojazdu jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku PIT. Zwrot za kilometrówkę w kwotach wyższych od przewidzianych w rozporządzeniu podlega składkom ZUS. Co do zasady pracownik może, ale nie musi, zgodzić się na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania.

W przypadku zleceniobiorców, nie ma u nich rozróżnienia na jazdy lokalne czy podróże służbowe. Jeżeli realizacja zlecenia wymaga przejazdów, strony mogą umówić się na zwrot kosztów i zasady oraz wysokość tego zwrotu umieszczają w treści umowy. Wówczas zwroty te korzystać mogą ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych, jeśli zostały poniesione w celu osiągniecia przychodu przez zleceniodawcę oraz zostały należycie udokumentowane.(m.in. interpretacja indywidualna z dnia 29 września 2022 r. 0112-KDIL2-1.4011.522.2022.2.TR).
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy