Pracodawcy często z przedstawicielami pracowników, przyjmują regulamin pracy zdalnej, w którym określają warunki jej wykonywania oraz prawa i obowiązki stron. Zgodnie z regulaminem, pracodawcy obowiązani są zapewnić pracownikom zdalnym warunki pracy zgodne z zasadami BHP, przy czym miejscem wykonywania pracy, co do zasady, będzie miejsce zamieszkania pracownika, chyba że pracownicy wyrażą zgodę na wykonywanie pracy zdalnej w innym miejscu. W konsekwencji pracodawcy zapewniają pracownikom, w odrębnie określonym zakresie i na wskazanych zasadach, wyposażenie domowego biura.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z ww. tytułu korzysta ze zwolnienia przedmiotowego po spełnieniu łącznie poniższych warunków:

• ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom,
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Najczęściej zakupiony sprzęt jest własnością pracownika. Dofinansowanie do zakupu sprzętu może być wypłacane przez pracodawcę na podstawie przedstawionych przez pracownika faktur dokumentujących jego zakup.

Otrzymany przez pracownika zwrot kosztów poniesionych w związku z zakupem sprzętu niezbędnego do wykonywania opisanej pracy zdalnej stanowić będzie dla niego przychód ze stosunku pracy, korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.  W konsekwencji, pracodawca jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, nie będzie zobligowany do poboru i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych do właściwego urzędu skarbowego od kwot wypłaconego pracownikom zwrotu za zakup sprzętu. (m.in. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 13 lutego 2023 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.788.2022.2.ŁS).

Praca zdalna to jedno z rozwiązań powszechnie wybieranych, mających swoich zwolenników i przeciwników. Aby zachęcić pracowników do bardziej hybrydowego stylu pracy ostatnio zauważalną u pracodawców ciekawą formą motywacji wyróżniających się pracowników zamiast premii pieniężnych jest wsparcie w zakupie ekologicznych aut czy innych pojazdów. Nie jest ono obciążone opodatkowaniem ani składkami ZUS. Ze zwolnienia w podatku dochodowym będą korzystać środki pieniężne przekazywane pracownikom na częściowe lub pełne pokrycie kosztów zakupu zeroemisyjnych środków transportu. Wartość świadczeń pieniężnych, które pracodawca będzie przekazywać pracownikom, które nie będą stanowić dla pracowników dodatkowej formy gratyfikacji/wynagrodzenia za wykonaną pracę, co do zasady będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn. W związku z powyższym na pracodawcy nie będzie ciążyć obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z art. 32 i art. 41 ustawy PIT (m.in. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 10 lutego 2023 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.873.2022.3.NM).

Pracodawcy, szczególnie w większych przedsiębiorstwach, wybierają obecnie rozwiązania mające połączyć wygodę pracownika z jednoczesnym wsparciem ochrony środowiska. Działania „ecofriendly” wchodzą do polskich firm i staną się w niedługim czasie powszechną normą w ramach strategii firmy.
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy