Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy PIT zwolniony z podatku dochodowego jest zwrot kosztów zakwaterowania do kwoty 500 zł miesięcznie. Limit ten dotyczy każdego pracownika oddzielnie. W przypadku zakwaterowania kilku pracowników w jednym lokalu, opłatę, którą pracodawca reguluje za lokal, dzieli się na kilku pracowników. Co istotne, zwolnienie to ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy PIT. Przepis ten ma charakter ogólny i dotyczy wszystkich pracowników, w tym również członków zarządu zatrudnionych w ramach umów o pracę. Wysokość świadczenia ponad tą kwotę, stanowi po stronie pracowników przychód podlegający opodatkowaniu, od którego pracodawca zobowiązany jest obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Po stronie pracodawcy wydatki poniesione na zakwaterowanie pracowników stanowią koszt uzyskania przychodu. Zwolnienie ma zastosowanie także wówczas, gdy świadczenia związane z zakwaterowaniem są zapewniane pracownikowi w lokalach mieszkalnych niemających charakteru kwater zbiorowego zamieszkania. Jednak zwolnienie z PIT nie oznacza automatycznie braku pobierania składek ZUS od tego świadczenia. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Jeżeli więc pracodawca wprowadzi w przepisach wewnętrznych (wystarczy np. w uchwale zarządu i w regulaminie wynagrodzeń) stosowny zapis o odpłatności pracownika, nie trzeba będzie płacić składek. Odpłatność może być nawet symboliczna (np. 2-3 zł na miesiąc).

Inaczej sytuacja wygląda ze zleceniobiorcami i pracownikami tymczasowymi. W przypadku osób współpracujących na podstawie umowy zlecenia mających miejsce zamieszkania w Polsce oraz nierezydentów, którzy nie przedstawili certyfikatu rezydencji oraz przebywających w Polsce dłużej niż 183 dni, świadczenia w postaci zakwaterowania nieodpłatnego bądź częściowo odpłatnego stanowią przychód z nieodpłatnych świadczeń bądź świadczeń częściowo nieodpłatnych, o którym mowa w art. 11 w zw. z art. 13 pkt 8 ustawy PIT. Płatnik jest zobowiązany do naliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy, zgodnie z  art. 41 ustawy PIT, a także do sporządzenia oraz dostarczenia zarówno podatnikowi, jak i właściwemu urzędowi skarbowemu informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-4R oraz PIT-11.Gdy pobyt nierezydentów, którzy nie przedstawili certyfikatu rezydencji, nie przekroczył 183 dni w roku podatkowym – płatnik pobiera od wartości sfinansowanego zakwaterowania zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 20% uzyskanego przychodu, o którym mowa w art. 29 ust. 1 ustawy PIT i sporządza PIT-8AR i IFT-1/IFT-1R.
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy