Zgodnie z nią, koszty uzyskania przychodów są potrącane w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Nie wskazują one na inny okres rozliczeniowy niż rok podatkowy. Art. 22 ust. 6b ustawy PIT określa dzień poniesienia kosztu u podatników prowadzących książkę przychodów. W prowadzonej PKPiR koszty uzyskania przychodów ewidencjonuje się w dacie ich poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu podatkowego – w myśl art. 22 ust. 6b ustawy PIT uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. 

Szczegółowo postacie dowodów księgowych są wymienione w § 11 ust. 3 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r., w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, który wymienia formy dowodów księgowych, którymi są między innymi faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne sporządzone zgodnie z odrębnymi przepisami. Jeżeli postawą zaksięgowania kosztu jest dowód wewnętrzny, to datą poniesienia kosztu (zaksięgowania w PKPiR) jest data wystawienia dowodu wewnętrznego.

W przypadku gdy podatnik uprawniony jest do odliczenia od podatku należnego jedynie część podatku od towarów i usług naliczonego przy nabyciu towarów i usług, kwota podatku, która nie zostanie zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług odliczona od podatku należnego, powiększy koszty uzyskania przychodów. Natomiast art. 22 ust. 7c ustawy PIT wskazuje, iż korekta kosztu powinna zostać ujęta w okresie rozliczeniowym, w który otrzymano fakturę korygującą.

Treść art. 22 ust. 6b ustawy PIT nie oznacza więc, iż tylko w dniu wystawienia dowodu stanowiącego podstawę zaksięgowania (ujęcia) w książce podatnik ma prawo do potrącenia tego kosztu. Z interpretacji ogólnej wynika, że dowód stanowiący podstawę do ujęcia kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie, może być zaksięgowany w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. Powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym dany koszt może być potrącony. Skoro faktury powinny być ewidencjonowane w PKPiR pod datą ich wystawienia, to nie ma znaczenia czy były wystawione na przełomie okresów – czy to miesięcznych, czy to rocznych.

Przepisy rozporządzenia określającego zasady prowadzenia KPiR zezwalają na zbiorcze ujęcie w książce przychodów, np. przy sprzedaży prowadzonej przy użyciu kasy fiskalnej na podstawie raportów dobowych lub miesięcznych, jednak żaden przepis rozporządzenia nie zezwala na ewidencjonowanie zbiorczych zestawień kosztów ponoszonych w trakcie miesiąca czy roku podatkowego. Co istotne, interpretacja ogólna MF w sprawie ujmowania w PKPiR kosztów uzyskania przychodów ma zastosowanie również do ustalania podstawy składki zdrowotnej, której podstawą jest dochód wynikający z zaksięgowanych w PKPiR dowodów w miesiącu, w którym zostały wystawione jak i otrzymane przez podatnika.
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy